U ovome tekstu nastavljamo s temom upravljanja vremenom – u fokusu će biti tri metode: Eisenhowerov princip, ABC pravilo i Parkinsov zakon. Svaka od ovih metoda dobra je za kvalitetniji raspored vremena i organiziranje obaveza.
Eisenhowerov princip
Eisenhowerov princip je metoda koju možeš koristiti za lakše upravljanje s vremenom. Prema Eisenhowerovom principu sve aktivnosti raspoređujemo u četiri kategorije. Pri raspoređivanju zadataka potrebno je uzeti dva kriterija: važnost i hitnost. Važni zadaci su svi oni zadaci za koje ti je važno da ih izvršiš te će to imati pozitivne posljedice za tebe. S druge strane, hitni zadaci imaju zadan rok za obavljanje i ne mogu se odgoditi. Prema tome, četiri kategorije u koje možeš razvrstati zadatke su:
1) hitno i važno
2) nije hitno i važno
3) hitno i nije važno
4) nije hitno i nije važno
1) Hitno i važno („manage“) – u ovu kategoriju pripadaju svi zadaci gdje imaš vrlo malo kontrole nad sadržajem i vremenskim okvirima. Često će to biti neki hitni slučajevi i krizne situacije. Zbog toga se sa zadacima iz te kategorije trebaš što prije pozabaviti kako ti njihovo odgađanje ne bi dodatno povećalo razinu stresa i prouzrokovalo dodatne probleme i kako bi što prije mogao/mogla prijeći na zadatke pod brojem 2). Primjer: zadaća koju moraš napisati za iduće predavanje.
2) Nije hitno i važno („focus“) – u ovu se kategoriju najčešće svrstavaju zadaci koji su u skladu s osobnim i poslovnim ciljevima. To su zadaci čije izvršavanje dovodi do profesionalnog razvoja. Zbog toga je potrebno znati upravljati vremenom kako bi mogao/mogla većinu svojega radnog vremena posvetiti upravo aktivnostima iz ove kategorije. Primjer: završiti fakultet.
3) Hitno i nije važno („limit“) – najčešći zadaci koji se nalaze u ovoj skupini su, na primjer, slanje e-mailova, hitni sastanci s profesorom itd.
4) Nije hitno i nije važno („avoid“) – u ovu se kategoriju uvrštavaju svi zadaci koji odvraćaju pažnju od ostalih zadataka. Takvi zadaci mogu biti: beskrajno pretraživanje društvenih mreža, dopisivanje s prijateljima, igranje igrica, itd. Iako su te aktivnosti najčešće ugodne, nisu prikladne za obavljanje tijekom radnog vremena te ih zbog toga trebaš u potpunosti izbaciti.
Pobijedi Parkinsov zakon
Prema Parkinsonovom zakonu, umjesto da efikasno radiš na tome da napraviš više posla u kraćem razdoblju – u stvarnosti produžuješ proces što uzrokuje pad u produktivnosti i motivaciji. Neke od posljedica ovoga zakona su: ulaganje manje napora, pretjerano kompliciranje zadataka, sklonost posvećivanju više vremena trivijalnim zadacima (tzv. zakon trivijalnosti) itd.
Metode da pobijedite Parkinsov zakon:
1) Blokiranje vremena: svakoj aktivnosti posveti određeni vremenski blok. Na taj ćeš način izbjeći prekide i ometanja i produktivnije ćeš izvršiti sve zadatke u određenom vremenskom roku. Primjerice: sat vremena uči, pa uzmi 15 minuta za odmor.
2) Dvominutno pravilo: pravilo koje nalaže da bez odgađanja obaviš svaki zadatak koji možeš obaviti za manje od dvije minute
3) Pareto princip: drugi mu je naziv 80/20, a ono glasi da 80 % rezultata dolazi od 20 % napora koji ulažeš u neki zadatak. Pokušaj utvrditi koje su aktivnosti najvažnije, a zatim im posveti najviše vremena.
ABC pravilo
Prema ABC pravilu trebao/trebala bi pokušati organizirati radno vrijeme tako da zadatke koje trebaš izvršiti taj dan svrstaš u tri kategorije: A, B i C kategoriju.
A kategoriji pripadaju svi oni zadaci čije obavljanje ima najviši prioritet, kao npr. zadaci čiji je rok jako blizu i koje bi trebao/trebala odmah napraviti.
B kategorija namijenjena je za zadatke visokog prioriteta i trebali bi se napraviti što prije, čim obaviš zadatke iz A kategorije.
C kategorija odnosi se na zadatke koji su najniže na ljestvici prioriteta za taj dan i koje ćemo obaviti kada budemo imali takozvani „prazan hod“.
Kada zadatke na početku dana razvrstaš u kategorije, vrijeme je za sljedeći korak. Radni dan je potrebno organizirati tako da imaš više od 50 % za izvršavanje aktivnosti iz kategorije A, otprilike 30 % vremena za aktivnosti iz kategorije B i manje od 20 % vremena za aktivnosti iz kategorije C. Konačno, pri planiranju izvršavanja obaveza potrebno je uzeti u obzir i sate kada se osjećaš najproduktivnije i to vrijeme treba rezervirati za obavljanje zadataka iz kategorije A kako bi ih obavio/obavila kvalitetno i s najvećom koncentracijom.
Prednosti upravljanja vremenom
Kada naučiš i primijeniš gore navedene metode upravljanja vremenom, vrlo brzo ćeš vidjeti pozitivne promjene u svojem životu. Glavna je prednost kvalitetnoga upravljanja vremenom ta što će ti ove vještine olakšati osobno napredovanje i razvoj, optimalno ćeš postizati svoje ciljeve te ćeš se manje umarati tijekom izvršavanja zadataka.
Kao i sve vještine, i upravljanje vremenom je vještina koju treba razvijati. No, važno je da budeš svjestan/svjesna da to nije uvijek jednostavan zadatak, pogotovo zato što koliko god obaveza imaš, dan će uvijek trajati 24 sata. Zbog toga trebaš probati iskoristiti metode koje su ti na raspolaganju da si olakšaš, a onda ćeš i vrlo brzo osjetiti prednosti i pozitivne posljedice ulaganja truda i poboljšati kvalitetu svojega života.
SVKRI i metode
Sveučilišna knjižnica odlično je mjesto za organizirati svoje vrijeme i razvrstati obaveze prema navedenim kategorijama iz različitih metoda te na koncu i da izvršiš neke od obaveza u mirnoj i radnoj atmosferi bez ikakvih ometanja. 😊
Autorica: Anamarija Ljutić